Öffentliche Ausschreibungen: So funktioniert der Ablauf

Stand: 25.10.2026 · Lesezeit 9 Minuten

Bei einer öffentlichen Ausschreibung macht ein öffentlicher Auftraggeber seinen Bedarf bekannt, stellt die Vergabeunterlagen bereit und vergibt den Auftrag nach festen Regeln an das wirtschaftlichste Angebot. Der Ablauf führt von der Bekanntmachung über Bieterfragen und Angebotsabgabe bis zur Wertung und zum Zuschlag. Welche Regeln gelten, hängt vor allem davon ab, ob der Auftragswert über oder unter dem EU-Schwellenwert liegt.

Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Angaben ohne Gewähr – maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Vergabeunterlagen.

Was ist eine öffentliche Ausschreibung?

Bund, Länder, Kommunen und viele öffentliche Unternehmen kaufen jedes Jahr Bauleistungen, Waren und Dienstleistungen ein. Weil sie dabei öffentliche Mittel ausgeben, müssen sie wettbewerblich, transparent und diskriminierungsfrei vergeben. Die Ausschreibung ist das Werkzeug dafür: Der Auftraggeber beschreibt, was er braucht, legt Eignungs- und Zuschlagskriterien fest und fordert Unternehmen auf, Angebote abzugeben.

Umgangssprachlich wird jedes Vergabeverfahren „Ausschreibung“ genannt. Im Vergaberecht ist die Öffentliche Ausschreibung dagegen eine bestimmte Verfahrensart unterhalb der EU-Schwellenwerte, bei der sich jedes interessierte Unternehmen beteiligen kann. Oberhalb der Schwellenwerte heißt das Gegenstück offenes Verfahren.

Oberschwelle und Unterschwelle

Entscheidend für das anwendbare Recht ist der geschätzte Netto-Auftragswert. Erreicht oder überschreitet er den EU-Schwellenwert, gilt das EU-Vergaberecht: Teil 4 des GWB, die Vergabeverordnung (VgV) und für Bauleistungen Abschnitt 2 der VOB/A. Die Bekanntmachung erscheint dann EU-weit im Amtsblatt der EU (TED). Unterhalb der Schwelle gilt nationales Haushaltsrecht, für Liefer- und Dienstleistungen meist die UVgO, für Bauleistungen Abschnitt 1 der VOB/A.

Mehr zu den Werten und zur richtigen Schätzung des Auftragswerts lesen Sie im Ratgeber Schwellenwerte. Wichtig für die Unterschwelle: Die Wertgrenzen für vereinfachte Verfahren legen Bund und Länder jeweils selbst fest, sie unterscheiden sich deutlich. So darf der Bund seit dem 1. Juli 2026 Leistungen bis 50.000 € netto per Direktauftrag beschaffen (§ 55 Abs. 2 BHO, geändert durch das Vergabebeschleunigungsgesetz); Länder und Kommunen wenden ihre eigenen Grenzen an.

Die Verfahrensarten im Überblick

Je nach Bereich stehen unterschiedliche Verfahren zur Verfügung. Die Grundregel: Verfahren mit öffentlichem Aufruf an alle Unternehmen sind der Normalfall, Verfahren mit eingeschränktem Bieterkreis brauchen eine Begründung oder sind nur bis zu bestimmten Wertgrenzen zulässig.

Details zu den einzelnen Verfahren finden Sie in den Ratgebern zur beschränkten Ausschreibung und zur freihändigen Vergabe und Verhandlungsvergabe.

Der Ablauf von der Bekanntmachung bis zum Zuschlag

1. Bedarf und Markterkundung: Der Auftraggeber klärt, was er braucht, schätzt den Auftragswert und wählt die Verfahrensart.
2. Bekanntmachung: Die Auftragsbekanntmachung nennt Gegenstand, Fristen, Lose, Eignungsanforderungen und den Weg zu den Vergabeunterlagen.
3. Vergabeunterlagen: Leistungsbeschreibung oder Leistungsverzeichnis, Vertragsbedingungen, Formblätter und Kriterien werden in der Regel elektronisch über eine Vergabeplattform bereitgestellt.
4. Teilnahmewettbewerb (nur zweistufige Verfahren): Unternehmen weisen zuerst ihre Eignung nach, der Auftraggeber wählt aus, wer ein Angebot abgeben darf.
5. Bieterfragen: Unklarheiten klären Sie über die Plattform; Antworten erhalten alle Bieter gleichermaßen.
6. Angebotsabgabe: Bis zum Ende der Angebotsfrist reichen Sie das vollständige Angebot in der geforderten Form ein, heute fast immer elektronisch.
7. Öffnung, Prüfung und Wertung: Der Auftraggeber prüft Form und Vollständigkeit, Eignung, Preis und Inhalt und wertet nach den bekannt gegebenen Zuschlagskriterien.
8. Information und Zuschlag: Oberhalb der Schwellenwerte informiert der Auftraggeber die unterlegenen Bieter vorab; danach erteilt er den Zuschlag, und der Vertrag kommt zustande.

Wo werden öffentliche Ausschreibungen veröffentlicht?

Eine einzige Quelle für alle Ausschreibungen gibt es nicht. Wer systematisch Ausschreibungen finden will, sollte mehrere Kanäle kennen:

• TED (Tenders Electronic Daily): Das Online-Amtsblatt der EU enthält alle EU-weiten Bekanntmachungen, also die Verfahren oberhalb der Schwellenwerte.
• Bekanntmachungsservice des Bundes (oeffentlichevergabe.de): Teil des Datenservice Öffentlicher Einkauf. Hier laufen Bekanntmachungen der angebundenen Vergabeplattformen von Bund, Ländern und Kommunen zusammen, auch unterschwellige.
• service.bund.de: Unterschwellige Bekanntmachungen nach UVgO müssen über die Suchfunktion von bund.de auffindbar sein (§ 28 Abs. 1 UVgO).
• Landesportale: Viele Länder betreiben eigene Vergabeplattformen, etwa die Vergabeplattform Bayern (vergabe.bayern.de).
• Vergabemarktplätze: Kommunen und öffentliche Unternehmen nutzen häufig kommerzielle Plattformen wie das Deutsche Vergabeportal (DTVP) oder subreport.
• Beschafferprofile und Ex-ante-Informationen: Bei Bauleistungen informieren Auftraggeber laufend über geplante beschränkte Ausschreibungen ab 25.000 € netto (§ 20 Abs. 4 VOB/A).

Bekanntmachungen aus TED und dem Bekanntmachungsservice können Sie gebündelt in der Ausschreibungssuche durchsuchen, etwa gefiltert nach Bauleistungen oder IT und Software.

Fristen, die Sie kennen sollten

Fristen sind im Vergaberecht hart: Ein Angebot, das eine Minute zu spät eingeht, wird ausgeschlossen. Oberhalb der Schwellenwerte gibt die VgV Mindestfristen vor, unterhalb verlangen UVgO und VOB/A „angemessene“ beziehungsweise „ausreichende“ Fristen.

Vergabeunterlagen und Bieterfragen

Lesen Sie die Vergabeunterlagen vollständig, bevor Sie kalkulieren. Typische Bestandteile sind die Aufforderung zur Angebotsabgabe, die Leistungsbeschreibung, Vertragsbedingungen, Formblätter, Eignungsanforderungen und die Bewertungsmatrix. Oberhalb der Schwellenwerte wird die Eignung oft zunächst über die Einheitliche Europäische Eigenerklärung belegt; im Bau hilft die Präqualifizierung.

Ist etwas unklar, widersprüchlich oder unmöglich zu kalkulieren, stellen Sie eine Bieterfrage – früh, konkret und über den vorgesehenen Kommunikationsweg. Oberhalb der Schwellenwerte muss der Auftraggeber die Angebotsfrist verlängern, wenn er rechtzeitig angeforderte zusätzliche Informationen nicht spätestens sechs Tage vor Fristablauf bereitstellt (§ 20 Abs. 3 VgV).

Angebot, Wertung und Zuschlag

Ein Angebot muss vollständig, fristgerecht und in der geforderten Form eingehen. Ändern Sie nichts an den Vergabeunterlagen: Eigene Liefer- oder Zahlungsbedingungen, gestrichene Positionen oder Zusätze im Leistungsverzeichnis führen regelmäßig zum Ausschluss. Abweichende Lösungen sind nur als Nebenangebot möglich – und nur, wenn der Auftraggeber sie zugelassen hat.

Bei der Wertung prüft der Auftraggeber zuerst formale Ausschlussgründe, dann die Eignung, die Angemessenheit der Preise und schließlich die Zuschlagskriterien. Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot, also das mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis nach den bekannt gegebenen Kriterien. Das kann allein der Preis sein, häufig fließen aber auch Qualität, Konzept oder Termine ein.

Rügen und Rechtsschutz

Halten Sie ein Verfahren für fehlerhaft, müssen Sie das zunächst gegenüber dem Auftraggeber rügen. Oberhalb der Schwellenwerte gelten strenge Fristen (§ 160 Abs. 3 GWB):

• Erkannte Verstöße: Rüge innerhalb von zehn Kalendertagen.
• Verstöße, die aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind: Rüge spätestens bis zum Ablauf der Bewerbungs- oder Angebotsfrist.
• Hilft der Auftraggeber nicht ab, ist ein Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang dieser Mitteilung zulässig.

Unterhalb der Schwellenwerte gibt es keine Vergabekammern nach GWB. Streitigkeiten über die Vergabe öffentlicher Aufträge gehören vor die Zivilgerichte; seit 2026 sind dafür unabhängig vom Streitwert die Landgerichte zuständig (§ 71 Abs. 2 Nr. 8 GVG). Einige Länder sehen zusätzlich eigene Beschwerdemöglichkeiten vor.

Praxis-Checkliste für Ihr erstes Angebot

• Passt der Auftrag zu Ihrem Leistungsspektrum, Ihrer Kapazität und Region?
• Erfüllen Sie alle Mindestanforderungen an Eignung und Nachweise?
• Sind Fristen, Bindefrist und Ausführungszeitraum realistisch?
• Haben Sie alle Unterlagen inklusive Nachträgen und Antworten auf Bieterfragen heruntergeladen?
• Sind alle Preise eingetragen, alle Formblätter ausgefüllt und unterschrieben bzw. in Textform abgegeben?
• Ist das Angebot vollständig hochgeladen und die Eingangsbestätigung der Plattform gespeichert?

Ausschreibungspilot unterstützt Sie bei diesen Schritten: passende Ausschreibungen finden, Vergabeunterlagen per KI mit Fundstellen analysieren lassen, die Eignung prüfen und Angebotsentwürfe vorbereiten – die Entscheidung und Prüfung bleibt bei Ihnen. Mehr dazu unter Funktionen.