Beschränkte Ausschreibung: Ablauf, Wertgrenzen und wie Sie eingeladen werden

Stand: 25.10.2026 · Lesezeit 8 Minuten

Bei einer Beschränkten Ausschreibung fordert der öffentliche Auftraggeber nur einen begrenzten Kreis von Unternehmen zur Angebotsabgabe auf. Mit Teilnahmewettbewerb kann sich zunächst jedes Unternehmen um die Teilnahme bewerben, ohne Teilnahmewettbewerb wählt die Vergabestelle die Bieter selbst aus – in der Regel mindestens drei. Das Verfahren gibt es unterhalb der EU-Schwellenwerte, geregelt in der UVgO (Liefer- und Dienstleistungen) und in Abschnitt 1 der VOB/A (Bauleistungen).

Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Angaben ohne Gewähr – maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Vergabeunterlagen.

Was ist eine Beschränkte Ausschreibung?

Die Beschränkte Ausschreibung ist eine der Verfahrensarten des nationalen Vergaberechts. Im Unterschied zur Öffentlichen Ausschreibung, bei der jedes interessierte Unternehmen ein Angebot abgeben darf, gibt bei der Beschränkten Ausschreibung nur ab, wer dazu aufgefordert wurde. Die übrigen Regeln bleiben streng: Die Angebote werden ohne Verhandlungen auf Grundlage einer festen Leistungsbeschreibung abgegeben, nach den bekannt gemachten Kriterien gewertet, und der Zuschlag geht an das wirtschaftlichste Angebot.

Die Beschränkte Ausschreibung gilt nur unterhalb der EU-Schwellenwerte. Oberhalb davon heißt das vergleichbare Verfahren „nicht offenes Verfahren“ und richtet sich nach GWB und VgV bzw. Abschnitt 2 der VOB/A. Welche Werte aktuell gelten, erklärt der Ratgeber EU-Schwellenwerte 2026/2027.

Mit und ohne Teilnahmewettbewerb

Für Bieter ist die wichtigste Frage, ob ein Teilnahmewettbewerb vorgeschaltet ist. Davon hängt ab, ob Sie überhaupt von dem Auftrag erfahren und sich aktiv bewerben können.

Das Verfahren mit Teilnahmewettbewerb läuft also zweistufig: Zuerst reichen Sie einen Teilnahmeantrag mit den geforderten Eignungsangaben ein, danach erhalten nur die ausgewählten Bewerber die Aufforderung zur Angebotsabgabe. Ohne Teilnahmewettbewerb entfällt die erste Stufe – die Vergabestelle prüft die Eignung der Unternehmen vorab selbst und schreibt sie direkt an.

Rechtsgrundlagen: UVgO und VOB/A

Für Liefer- und Dienstleistungen regelt die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) die Beschränkte Ausschreibung: § 8 UVgO bestimmt die Wahl der Verfahrensart, § 10 das Verfahren mit und § 11 das Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb. Für Bauleistungen gilt Abschnitt 1 der VOB/A, vor allem § 3, § 3a und § 3b VOB/A.

• UVgO § 8 Abs. 2: Öffentliche Ausschreibung und Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb stehen dem Auftraggeber nach seiner Wahl zur Verfügung.
• UVgO § 11: Ohne Teilnahmewettbewerb fordert der Auftraggeber mehrere, grundsätzlich mindestens drei Unternehmen auf und soll zwischen den Unternehmen wechseln.
• VOB/A § 3a Abs. 1: Auch bei Bauleistungen sind Öffentliche Ausschreibung und Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb gleichrangig.
• VOB/A § 3b Abs. 3 und 4: Ohne Teilnahmewettbewerb sollen im Allgemeinen mindestens drei geeignete Unternehmen aufgefordert werden; unter den Unternehmen soll möglichst gewechselt werden.

Wichtig: UVgO und VOB/A gelten nicht automatisch. Sie werden erst durch Haushaltsrecht oder Landesrecht verbindlich – beim Bund über die Verwaltungsvorschriften zu § 55 BHO, in den Ländern über Landeshaushaltsordnungen, Vergabegesetze, Verwaltungsvorschriften und das Gemeindehaushaltsrecht. Deshalb unterscheiden sich die Details je nach Auftraggeber.

Wann ist die Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb zulässig?

Weil ohne Teilnahmewettbewerb kein öffentlicher Wettbewerb stattfindet, ist diese Variante an Voraussetzungen geknüpft. Nach dem Wortlaut der Vergabeordnungen sind das im Kern:

• UVgO (§ 8 Abs. 3): Eine Öffentliche Ausschreibung hatte kein wirtschaftliches Ergebnis, oder eine Öffentliche Ausschreibung bzw. Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb würde einen Aufwand verursachen, der zum erreichten Vorteil oder zum Wert der Leistung im Missverhältnis stünde.
• VOB/A (§ 3a Abs. 2): Der Auftragswert liegt unter der Wertgrenze (seit 1. Januar 2026 einheitlich 150.000 € netto), eine vorherige Ausschreibung hatte kein annehmbares Ergebnis, oder eine Ausschreibung ist aus anderen Gründen – etwa Dringlichkeit oder Geheimhaltung – unzweckmäßig.
• Wertgrenzen der Länder: Viele Länder legen in Verwaltungsvorschriften fest, bis zu welchem Auftragswert die Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb ohne weitere Begründung zulässig ist.

Bis Ende 2025 kannte die VOB/A noch gestaffelte Grenzen je nach Gewerk (50.000 € für Ausbaugewerke, Landschaftsbau und Straßenausstattung, 150.000 € für Tief-, Verkehrswege- und Ingenieurbau, 100.000 € für die übrigen Gewerke). Diese Staffelung ist mit der Änderung von § 3a VOB/A (BAnz AT 16.12.2025 B7) entfallen.

Wertgrenzen: Bund und Länder im Vergleich

Eine bundesweit einheitliche Wertgrenze gibt es nicht. Welche Grenze gilt, hängt davon ab, wer ausschreibt (Bund, Land, Kommune) und welche Vorschriften dort angewendet werden. Die folgende Tabelle zeigt Beispiele; alle Beträge sind netto.

Für Liefer- und Dienstleistungen des Bundes gibt es seit dem 1. Juli 2026 eine Besonderheit: Nach den Abweichenden Verwaltungsvorschriften zur Nutzung von Verhandlungsvergaben (BAnz AT 18.06.2026 B3) dürfen Bundesstellen die Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb bis 100.000 € netto nach ihrer Wahl nutzen. In diesem Wertbereich dürfte die Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb beim Bund daher an Bedeutung verlieren.

So kommen Unternehmen auf Bieterlisten

Ohne Teilnahmewettbewerb entscheidet die Vergabestelle, wen sie anschreibt. Formelle „Bieterlisten“ im Sinne eines Anspruchs auf Einladung gibt es nicht, wohl aber interne Unternehmensverzeichnisse und Erfahrungswerte der Vergabestellen. Das Wechselgebot verpflichtet sie, nicht immer dieselben Firmen anzufragen – das ist Ihre Chance als neuer Anbieter.

1. Präsenz zeigen: Stellen Sie sich bei den Vergabestellen und Fachämtern in Ihrer Region mit einem kurzen Leistungsprofil vor (Leistungsbereiche, Referenzen, Kapazität, Ansprechpartner).
2. Eignung vorab belegen: Eine Präqualifizierung (PQ-VOB oder AVPQ) zeigt der Vergabestelle, dass Ihre Eignung bereits geprüft ist.
3. Auf Vergabeplattformen registrieren: Viele Auftraggeber nutzen Plattformen und Beschafferprofile. Bei Bauleistungen informieren Auftraggeber dort auch vorab über beabsichtigte Beschränkte Ausschreibungen (§ 20 Abs. 4 VOB/A).
4. Ex-post-Informationen auswerten: Nach dem Zuschlag veröffentlichen Auftraggeber ab bestimmten Auftragswerten, an wen vergeben wurde. Daraus erkennen Sie, welche Stellen regelmäßig vergeben.
5. Auf Anfragen zuverlässig reagieren: Wer eingeladen wird und kein Angebot abgibt, sollte kurz absagen und den Grund nennen. Unbeantwortete Einladungen sind ein häufiger Grund, beim nächsten Mal nicht mehr berücksichtigt zu werden.

Präqualifikation als Türöffner

Bei der Beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb darf die Vergabestelle nur geeignete Unternehmen auffordern. Sie muss die Eignung also schon vor der Einladung einschätzen. Präqualifizierte Unternehmen machen ihr das leicht: Bauunternehmen sind im Amtlichen Verzeichnis PQ-VOB mit ihren Leistungsbereichen eingetragen, Liefer- und Dienstleister im Amtlichen Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen (AVPQ) der IHKs. Die Vergabestelle kann dort jederzeit nachsehen, ob Nachweise wie Steuer- und Sozialversicherungsbescheinigungen aktuell sind.

Auch beim Verfahren mit Teilnahmewettbewerb hilft die Präqualifikation: Statt einzelne Nachweise beizulegen, nennen Sie Ihre Registriernummer bzw. Ihr Zertifikat. Das senkt das Risiko, wegen fehlender Unterlagen nicht berücksichtigt zu werden.

Ablauf aus Sicht des Bieters

1. Bekanntmachung oder Einladung: Mit Teilnahmewettbewerb finden Sie die Bekanntmachung auf Vergabeplattformen oder im Bekanntmachungsservice; ohne Teilnahmewettbewerb erhalten Sie die Aufforderung direkt.
2. Teilnahmeantrag (nur mit Teilnahmewettbewerb): Eignungsangaben fristgerecht und vollständig einreichen, meist als Eigenerklärungen. Die Auswahl erfolgt nach den bekannt gemachten Eignungskriterien.
3. Vergabeunterlagen prüfen: Leistungsbeschreibung, Vertragsbedingungen, Zuschlagskriterien und Fristen lesen. Unklarheiten klären Sie über Bieterfragen.
4. Angebot abgeben: In der vorgegebenen Form und Frist. Verhandlungen über Preis oder Inhalt sind – anders als bei der Verhandlungsvergabe bzw. Freihändigen Vergabe – nicht zulässig.
5. Wertung und Zuschlag: Der Zuschlag geht an das wirtschaftlichste Angebot. Nicht berücksichtigte Bieter werden informiert.

Wenn Ihnen für einen Auftrag Kapazität oder Referenzen fehlen, können Sie sich unter Umständen mit Partnern zusammenschließen. Ob das zulässig ist und was zu beachten ist, erklärt der Ratgeber zur Bietergemeinschaft.

Tipps für Bieter

• Teilnahmewettbewerbe nicht unterschätzen: Der Teilnahmeantrag entscheidet, ob Sie überhaupt ein Angebot abgeben dürfen. Referenzen sollten zur ausgeschriebenen Leistung passen und aussagekräftig beschrieben sein.
• Eignungsunterlagen griffbereit halten: Aktuelle Bescheinigungen (Finanzamt, Krankenkassen, Berufsgenossenschaft, Handelsregister) verkürzen die Bearbeitungszeit.
• Regional aktiv sein, aber nicht nur lokal denken: Vergabestellen dürfen die Auswahl nicht auf ortsansässige Unternehmen beschränken. Es lohnt sich, auch Auftraggeber außerhalb des eigenen Landkreises anzusprechen.
• Absagen begründen: Eine kurze, sachliche Absage hält Sie im Kreis der angefragten Unternehmen.
• Nachbereitung: Fragen Sie nach einer Absage, auf welchem Rang Ihr Angebot lag. Das hilft bei der Kalkulation des nächsten Angebots.