Freihändige Vergabe und Verhandlungsvergabe: Regeln und Wertgrenzen

Stand: 25.10.2026 · Lesezeit 8 Minuten

Bei der freihändigen Vergabe (VOB/A, Bauleistungen) und der Verhandlungsvergabe (UVgO, Liefer- und Dienstleistungen) fordert der Auftraggeber ausgewählte Unternehmen direkt zur Angebotsabgabe auf und darf über die Angebote verhandeln. Zulässig sind beide Verfahren nur in begründeten Ausnahmefällen oder bis zu bestimmten Wertgrenzen – für Bauleistungen des Bundes seit 2026 bis 100.000 € netto. Länder setzen eigene Grenzen.

Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Angaben ohne Gewähr – maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Vergabeunterlagen.

Begriffe: freihändige Vergabe und Verhandlungsvergabe

Beide Begriffe meinen im Kern dasselbe: ein Vergabeverfahren unterhalb der EU-Schwellenwerte ohne strenges Förmlichkeitskorsett, bei dem der Auftraggeber mit einem oder mehreren Unternehmen über die Auftragsbedingungen verhandeln kann. Der Unterschied liegt im Regelwerk:

Mit der UVgO wurde die freihändige Vergabe für Liefer- und Dienstleistungen bewusst in „Verhandlungsvergabe“ umbenannt. Der neue Name soll deutlich machen, dass es sich um ein wettbewerbliches Verfahren handelt – und nicht um eine Vergabe nach Belieben.

Wann ist die freihändige Vergabe nach VOB/A zulässig?

Nach § 3a Abs. 3 VOB/A ist die freihändige Vergabe zulässig, wenn Öffentliche oder Beschränkte Ausschreibung unzweckmäßig sind, besonders

1. wenn aus besonderen Gründen, etwa Patentschutz, besondere Erfahrung oder Geräte, nur ein bestimmtes Unternehmen in Betracht kommt,
2. wenn die Leistung besonders dringlich ist,
3. wenn die Leistung vorab nicht so eindeutig und erschöpfend festgelegt werden kann, dass hinreichend vergleichbare Angebote zu erwarten sind,
4. wenn nach Aufhebung einer Ausschreibung eine erneute Ausschreibung kein annehmbares Ergebnis verspricht,
5. wenn es aus Gründen der Geheimhaltung erforderlich ist,
6. wenn sich eine kleine Leistung von einer vergebenen größeren Leistung nicht ohne Nachteil trennen lässt.

Außerdem ist die freihändige Vergabe nach der seit 1. Januar 2026 geltenden Fassung bis zu einem Auftragswert von 100.000 € ohne Umsatzsteuer zulässig (§ 3a Abs. 3 Satz 2 VOB/A). Bis Ende 2025 lag diese Grenze bei 10.000 €, befristet bei 25.000 €. Der Bund hat die Neufassung per Erlass des BMWSB eingeführt; für Länder und Kommunen entscheidet das Landesrecht. Mehr zur Bauvergabe im Ratgeber VOB/A.

Wann ist die Verhandlungsvergabe nach UVgO zulässig?

§ 8 Abs. 4 UVgO nennt 17 Fälle, in denen eine Verhandlungsvergabe mit oder ohne Teilnahmewettbewerb zulässig ist. Die wichtigsten für die Praxis:

• konzeptionelle oder innovative Lösungen, oder Leistungen, die wegen ihrer Komplexität oder Risiken nicht ohne vorherige Verhandlungen vergeben werden können,
• Leistungen, die vorab nicht so genau beschrieben werden können, dass hinreichend vergleichbare Angebote zu erwarten sind,
• wenn eine erneute Ausschreibung nach Aufhebung kein wirtschaftliches Ergebnis verspricht,
• unvorhersehbare, vom Auftraggeber nicht verursachte Dringlichkeit,
• Leistungen, die nur ein bestimmtes Unternehmen erbringen kann,
• wenn der Aufwand einer Ausschreibung in keinem angemessenen Verhältnis zum Wert der Leistung stünde,
• bis zu einem Höchstwert, den ein Bundes- oder Landesministerium in Ausführungsbestimmungen festlegt (Nr. 17).

Gerade Nr. 17 sorgt für die großen Unterschiede zwischen den Ländern: Wo die Ausführungsbestimmungen eine hohe Wertgrenze vorsehen, ist die Verhandlungsvergabe dort der Regelfall für kleinere und mittlere Aufträge.

Wertgrenzen im Überblick

Unterhalb dieser Grenzen liegt der Direktauftrag, bei dem gar kein Vergabeverfahren stattfindet: beim Bund bis 50.000 € netto (§ 55 Abs. 2 BHO seit dem Vergabebeschleunigungsgesetz, für Bauleistungen ebenso nach § 3a Abs. 4 VOB/A), in Bayern bis einschließlich 100.000 € für Liefer- und Dienstleistungen und 250.000 € für Bauleistungen. Für andere Länder gelten wieder eigene Werte – maßgeblich ist immer das Recht, das der jeweilige Auftraggeber anwendet. Einen Überblick über die EU-Schwellenwerte gibt der Ratgeber Schwellenwerte.

So läuft eine freihändige Vergabe oder Verhandlungsvergabe ab

1. Auswahl der Unternehmen: Ohne Teilnahmewettbewerb spricht der Auftraggeber Unternehmen direkt an. Nach UVgO sind grundsätzlich mindestens drei aufzufordern (§ 12 Abs. 2); nur in eng begrenzten Fällen, etwa wenn nur ein Unternehmen in Betracht kommt, darf es eines sein (§ 12 Abs. 3).
2. Aufforderung zur Angebotsabgabe mit Leistungsbeschreibung, Vertragsbedingungen und Zuschlagskriterien, häufig über eine Vergabeplattform.
3. Erstangebot: Sie geben ein Angebot innerhalb der gesetzten Frist ab.
4. Verhandlungen: Nach UVgO darf über den gesamten Angebotsinhalt verhandelt werden, nicht aber über Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien (§ 12 Abs. 4). Hat sich der Auftraggeber das vorbehalten, kann er auch ohne Verhandlung auf das Erstangebot zuschlagen.
5. Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot; bei VOB/A gelten auch hier die Regeln zur Bindefrist und zur Prüfung der Preise.
6. Ex-post-Transparenz: Nach UVgO werden Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb ab 25.000 € drei Monate lang bekannt gemacht (§ 30 Abs. 1), nach VOB/A freihändige Vergaben ab 15.000 € sechs Monate lang (§ 20 Abs. 3).

Wie werden Bieter zur Angebotsabgabe eingeladen?

Weil es ohne Teilnahmewettbewerb keine öffentliche Ausschreibung gibt, entscheidet der Auftraggeber, wen er anspricht. Gleichzeitig soll er zwischen den Unternehmen wechseln (§ 3b Abs. 4 VOB/A, § 12 Abs. 2 UVgO). Das eröffnet Chancen für neue Anbieter. So erhöhen Sie Ihre Chancen, angefragt zu werden:

• Präsenz bei Vergabestellen: Stellen Sie sich bei Bauämtern, Liegenschaftsverwaltungen und Beschaffungsstellen mit Leistungsspektrum, Referenzen und Kapazitäten vor.
• Ex-ante-Informationen beobachten: Bei Bauleistungen kündigen Auftraggeber geplante Beschränkte Ausschreibungen ab 25.000 € laufend auf Internetportalen oder im Beschafferprofil an (§ 20 Abs. 4 VOB/A). Wer diese Listen verfolgt, kann sein Interesse frühzeitig bekunden.
• Vergabebekanntmachungen auswerten: Die Ex-post-Veröffentlichungen zeigen, welche Stellen welche Leistungen bei wem einkaufen.
• Eignung griffbereit halten: Ein Eintrag im Präqualifikationsverzeichnis oder aktuelle Eigenerklärungen erleichtern es der Vergabestelle, Sie einzubeziehen. Mehr im Ratgeber Präqualifizierung.
• Teilnahmewettbewerbe nutzen: Verhandlungsvergaben mit Teilnahmewettbewerb werden öffentlich bekannt gemacht; hier kann sich jedes Unternehmen bewerben.

Öffentlich bekannt gemachte Verfahren – auch Verhandlungsvergaben mit Teilnahmewettbewerb – finden Sie in der Ausschreibungssuche, etwa für Wartung und Instandhaltung oder Architektur- und Ingenieurleistungen.

Tipps für Verhandlungen

• Erstangebot ernst nehmen: Der Auftraggeber kann sich vorbehalten, ohne Verhandlungen zuzuschlagen. Kalkulieren Sie Ihr Erstangebot deshalb so, dass Sie damit leben können.
• Mindestanforderungen einhalten: Sie sind nicht verhandelbar. Ein Angebot, das sie verfehlt, lässt sich durch Verhandeln nicht retten.
• Spielräume begründen: Nachlässe oder geänderte Ausführungsvarianten sollten Sie fachlich erklären können – das stärkt Ihre Position bei Aufklärungsgesprächen über ungewöhnlich niedrige Preise.
• Alles in Textform festhalten: Ergebnisse von Gesprächen sollten in überarbeiteten Angeboten oder Protokollen dokumentiert sein.
• Fragen klären statt raten: Unklare Anforderungen sprechen Sie offen an; die Antworten sollten allen beteiligten Bietern gleichermaßen zur Verfügung stehen. Wie Sie gute Fragen formulieren, zeigt der Ratgeber Bieterfragen.

Wenn Sie zu einer Verhandlungsvergabe aufgefordert werden, können Sie die Unterlagen in Ausschreibungspilot hochladen: Die KI-Analyse fasst Anforderungen, Fristen und Kriterien mit Fundstellen zusammen, und der Bieterfragen-Assistent hilft, Unklarheiten präzise zu formulieren.